Friday, February 3, 2012

Completed Staff Work

Completed Staff Work (CSW)

1. PENDAHULUAN

Setiap pemangku pekerjaan (job holder) bertanggungjawab pada pekerjaan spesifiknya dan diharapkan mampu berkontribusi dalam pencapaian target unit kerjanya. Dalam melaksanakan tugas-tugas (duties), seorang pemangku pekerjaan dalam posisi staf belum dituntut mengembangkan dan memimpin anakbuah karena ia belum mempunyai anakbuah, tetapi tetap dituntut kualitas individual yang unggul agar kinerja yang dihasilkan dapat memenuhi target kerja bahkan lebih tinggi dari standar yang ditetapkan. Untuk itu ia harus memiliki kompetensi yang tepat terdiri dari pengetahuan, keterampilan dan sikap serta perilaku yang sesuai dengan pekerjaannya.

Seorang pemangku pekerjaan memiliki pihak yang dilayani yakni atasan langsung dan mitra kerja pada proses berikutnya. Ia akan mempertanggungjawabkan pekerjaannya pada atasan langsungnya. Seorang staf diharapkan mampu memberikan dukungan (to support) kepada atasannya sehingga memungkinkan atasan mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Kehadiran staf yang kurang dapat diandalkan, alih-alih membantu meringankan beban kerja atasannya sebaliknya menimbulkan kekecewaan dan bahkan memberikan pengaruh pada hubungan kerja atas – bawah atau pada hasil kerja kelompok. Dalam hal ini perlu dipahami apa yang menjadi tanggung jawab dan ruang lingkup pekerjaan atasan serta cara bagaimana membantu atasan dan sebaliknya bagaimana atasan dapat memperlancar pekerjaan anakbuahnya.

Sebagai seorang pengikut (follower), seorang staf diharapkan segera mengenali proses bisnis di lingkungan kerjanya dan bagaimana memposisikan dirinya untuk berkontribusi secara tepat pada waktu dan cara yang sesuai. Agar terjalin hubungan kerja yang harmonis, masing-masing atasan maupun anakbuah diharapkan memahami target kerja atasan dan mitra kerjanya. Bagaimana sesungguhnya staf menampilkan kinerja terbaiknya, maka berikut penjelasan tahap per tahap.

2. PEKERJAAN dan TANGGUNGJAWAB

Terdapat sejumlah tugas (tasks) di dalam organisasi, dimana tugas tersebut dikelompokan menjadi suatu pekerjaan tertentu (job). Setiap pekerjaan menuntut kompetensi tertentu yang terdiri dari pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku untuk memberikan unjuk kerja optimal. Sebagai contoh, seorang staf administrasi mempunyai pekerjaan pengadministrasian dokumen. Dalam pengadministrasian dokumen, ia harus melakukan tugas pensortiran, pengklasifikasian surat, pemberian kode, penempatan pada binder/folder, dan sebagainya. Atas tugas-tugas atau aktivitas yang dilakukan setidaknya dituntut penguasaan tata kelola dokumen, keterampilan penggunaan program Office, penyimpanan dokumen, pemahaman akan pengkodean dan sebagainya. Dalam hal sikap kerja, seorang staf administrasi dituntut memiliki ketelitian. Seorang staf disebut tidak kompeten ketika ia tidak mampun menampilka kinerjanya yang terlihat dari proses maupun hasil akhir.

Seorang pengampu pekerjaan memiliki keleluasaan untuk mengatur jadwal penyelesaian pekerjaan dari sangat leluasa hingga kurang. Semakin tinggi derajat keleluasaan pengaturan dan independensi penjadwalan dan pelaksanaan, maka pemangku pekerjaan memperoleh otonomi. Namun, ketika ia terikat pada penentu jadwal, maka ia menjadi tergantung pada pihak lain. Ruang lingkup tanggungjawab pemangku pekerjaan dibatasi sesuai dengan yang digariskan pada uraian pekerjaan. Apabila pemangku pekerjaan tidak mempunyai anak buah, maka tanggungjawabnya terbatas pada pekerjaan spesifik.

3. PENGERTIAN COMPLETED STAFF WORK (CSW)

CSW merupakan penyampaian staf kepada atasan atau pihak yang dilayani mengenai permasalahan dan rekomendasi solusi terlepas dari penerima menerima atau menolak rekomendasi solusi yang diajukan. Jadi CSW adalah penyampaian alternatif tetapi belum berupa tindakan karena anak buah tidak berkewenangan memutuskan. Ruang lingkup CSW dapat berbentuk solusi dari anak buah kepada atasan atau antara staf secara horisontal. Anak buah yang hanya menyajikan masalah, ibarat koki yang memberikan makanan dalam kondisi setengah jadi, dan membiarkan konsumennya meracik sendiri. Mengapa diperlukan CSW ? Atasan perlu memperoleh masukan sebagai bahan menetapkan keputusan dan keberadaan anakbuah adalah mendukung atasan. Atasan memiliki keterbatasan waktu atasan untuk menetelusuri dukungan data secara detil sehingga aktivitas ini dikerjakan oleh anak buah. CSW akan menjawab apakah keberadaan anak buah memang dapat diandalkan, dipercaya, kompeten dan memahami beban kerja atasan.

Agar lebih memahami CSW, mari kita gunakan ilustrasi atasan yang mendadak ditugaskan ke luar kota dengan moda transportasi yang variatif tersebut. Kondisi seperti apa yang membuat staf dinilai kurang kompeten ? Yakni bilamana ia datang kepada atasan yang sibuk dan hanya memberikan informasi sepotong demi sepotong, sejauh tahapan instruksi atasan.

Atasan yang terperangkap dalam kepadatan aktivitas, akan cenderung kesal karena harus mendikte anak buahnya. Boleh jadi atasan yang kesal kemudian mengerjakan sendiri pekerjaan yang sesungguhnya dapat dilaksanakan oleh anak buahnya. Ada dua kemungkinan penyebabnya yakni dari sisi atasan yang tidak membimbing anak buahnya dan sebaliknya anak buah tidak belajar memahami harapan atasan.

Dari ilustrasi kasus di atas, anak buah diharapkan menganalisis situasi kegentingan yang dihadapi atasan. Tugas mendadak ke luar kota, dan atasan dalam posisi masih memimpin rapat merupakan situasi genting. Langkah selanjutnya adalah memahami permasalahan dan target. Kasus di atas adalah atasan harus menuju ke lokasi dimana atasan tidak dapat meninggalkan rapat yang sedang dipimpinnya, namun di lain pihak atasan harus berangkat menggunakan pesawat terbang dan tiba di lokasi dengan segera.

Anak buah kemudian berusaha mencari solusi yang memungkinkan atasan dapat memimpin rapat dan terbang ke kota tujuan. Ketika instruksi diterima, ia harus mengkombinasikan antara situasi genting dan target, kemudian mengumpulkan informasi berbagai alternatif maskapai penerbangan menuju kota tujuan dan jam keberangkatan dari perkiraan akhir rapat di tambah dengan waktu tempuh menuju bandara.

Anak buah yang telah mampu melakukan CSW, akan menyajikan alternatif jadwal penerbangan dari berbagai maskapai menuju kota tujuan tersebut. Kemudian, mempresentasikan moda transportasi darat yang paling tepat untuk mencapai lokasi (site), memberikan alternatif administrasi perjalanan dan dokumen yang dibutuhkan. Keseluruhan informasi kemudian bergegas disampaikan, sehingga atasan dapat menetapkan pilihannya. Penyampaian dengan tampilan yang terklasifikasi, akan sangat memudahkan atasan mempelajari situasi dengan cepat.

Apa yang disebut UCSW ? Atas kasus di atas, ketika anak buah hanya menyerahkan sebagian informasi dan selanjutnya menunggu petunjuk berikut hingga beberapa kali, yang akhirnya membuyarkan konsentrasi atasan di tengah rapat yang sedang dipimpinnya. CSW menjadi perlu ketika dikembalikan pada esensi keberadaan anak buah. Hubungan kerja yang lancar antara atasan dan anak buah tercapai ketika anak buah telah mampu mengenal pekerjaan atasan dan pribadinya.

4. TAHAPAN CSW

Implementasi dari tahapan CSW terdiri dari :

a. Identifikasi Masalah

b. Identifikasi dan evaluasi Solusi yang memungkinkan

c. Merekomendasi satu solusi yang terbaik

d. Menyiapkan material/bahan untuk implementasi rekomendasi (setelah disetujui)

a. Identifikasi Masalah

Langkah yang paling baik adalah memahami atasan dari sisi tanggung jawab, tekanan pekerjaan, apa yang disukai dan tidak disukai serta gaya bekerja. Apakah atasan lebih menyukai detil atau hanya pokok-pokok kesimpulan. Identifikasi masalah berawal dari analisis derajat kepentingan dan situasi mendesak. Belajar dari ilustrasi kasus di atas, maka masalah atasan adalah penting dan mendesak, karena atasan harus segera berangkat ke luar kota.

Implementasi CSW akan lebih berstruktur bilamana kita mengingat prinsip 5 W+H. What - Apa masalah , Who – Siapa yang terlibat dan berapa banyak, Where – Dimana permasalahan, When - Kapan dan How - Bagaimana. Pemahaman proses bisnis, dan pengetahuan dari hasil belajar secara mandiri akan sangat membantu melaksanakan CSW. Anak buah diharapkan berlatih menggali masalah, mempelajari proses bisnis, lingkup pekerjaan dirinya dan orang lain.

b. Identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan

Sejauh mana atasan mengimplementasikan CSW tergantung dari situasi. Terdapat kemungkinan, atasan hanya menerapkan sampai dengan tahap kedua yakni identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan. Kecakapan anak buah dan sejauh mana mampu menghimpun informasi akan dapat dinilai oleh atasan. Evaluasi solusi yang memungkinkan berarti penyajian sejumlah alternatif disertai (lebih baik) konswekensinya.

Terkait kasus di atas, anak buah akan menyampaikan alternatif maskapai menuju ke kota tujuan terdiri dari Maskapai A, B, C dalam beragam jam keberangkatan. Kemudian ia akan memberikan konsekwensi seperti : kalau dengan maskapai A, diragukan berangkat tepat waktu sehingga kecenderungan menghadapi kesulitan pada perjalanan lanjutan. Bilamana memakai maskapai B, diragukan berhasil berangkat karena masih dalam daftar tunggu (waiting list). Apabila menggunakan maskapai C berhasil memperoleh seat, namun rapat harus diselesaikan lebih cepat karena hanya terdapat toleransi waktu perjalanan menuju bandara kurang dari 2 jam dan hal tersebut waktu yang sangat singkat. Bilamana pengklasifikasian alternatif dilakukan dengan jelas, maka memudahkan atasan memberikan tanda (mark) mana yang akan ia pilih walaupun dalam posisi rapat.

c. Merekomendasi satu solusi yang terbaik

Atasan yang mengenal anak buahnya dengan baik, barangkali menginginkan lebih dengan meminta untuk menyajikan satu solusi terbaik sehingga ia hanya tinggal menyetujui atau menolak atau beralih ke solusi lain diluar yang diajukan. Dalam hal ini tidak perlu kecewa, karena domain CSW terletak pada atasan sebagai pengambil keputusan.

Tanggung jawab anak buah memang sebatas mengalirkan informasi. Tetapi, ketika atasan dan anak buah sudah saling memahami tekanan pekerjaan masing-masing, maka pilihan anak buah juga menjadi pilihan atasan.

Anak buah hanya merekomendasikan solusi, ia tidak mempunyai hak untuk mengimplementasikan solusi sampai atasannya menetapkan pilihan solusi. Kalau atasan menerima, maka beberapa aktivitas akan terjadi seperti : menyiapkan administrasi perjalananan dinas, bahan dan berbagai material.

Anak buah yang berpikiran maju mungkin beranggapan akan lebih baik bilamana ia mempersiapkan dahulu. Namun, boleh jadi apa yang dilakukan akan sia-sia, kecuali kalau sudah relatif mengetahui apa yang dikehendaki atasan.

d. Menyiapkan material/bahan untuk implementasi rekomendasi (setelah disetujui)

Contoh situasi : Ati menghabiskan 1.5 jam menyiapkan hingga tahap tiga, dan sekitar 4 jam untuk sampai pada tahap 4 yang berakhir pada penolakan alternatif atau tindakan yang dilakukan. Ati sudah mengerahkan tenaga, pikiran dan waktu yang berujung pada kekecewaan. Mengapa hal ini terjadi ? Terdapat kesalahan di kedua belah pihak yakni atasan tidak menginformasikan secara jelas sampai pada tahap mana CSW diselesaikan dan kriteria pendekatannya. Sebaliknya anak buah tidak terlalu mengenal atasan dan masalah sehingga menyajikan solusi yang tidak dikehendaki atasan.

Sisi lain adalah kebiasaan buruk atasan yang beralih fokus dan instruksi. Artinya, walaupun identifikasi solusi dan material telah benar, ia kemudian tidak menggunakan. Bilamana demikian, maka atasan menjadi sumber pemborosan waktu dan tenaga.

2 Comments:

Anonymous said...

Nice Article

Manoj said...

Yes its true. That's the way of life of a process Engineer. Thanks for your sharing.

 




© 2007 Process Engineer - The Way Of Live: Completed Staff Work | Linked to Home Bussiness | Location at : Kota Gemolong